Privatlivspolitik for lejere

Version: September 2019

I forbindelse med udlejning af boliger til lokale lejere vil Fonden DIS, DIS Stockholm AB og DIS Properties APS (DIS) som central datacontroller indsamle og behandle persondata vedrørende lejere i Danmark.

1. Kategorier af persondata og formål

Vi indsamler og behandler følgende typer persondata:

Ikke-personfølsomme kategorier af persondata: Navn, køn, fødselsdag, nationalitet, lokal adresse, telefonnummer, uddannelsesstatus, tidligere internationale rejseaktiviteter, detaljer vedrørende ansøgningstekst, ansøgningsdato samt optagelser fra sikkerhedskameraer. Også detaljer fra interne sagsnotater kan blive behandlet hvis relevant.

Hvis det er relevant for boligfordelingsprocessen kan persondata vedrørende alvorlige allergier eller fødevarerestriktioner blive behandlet med samtykke fra den registrerede.

Behandling af persondata sker med følgende formål:

  • I bestræbelserne på at opfylde DIS’ mission, herunder forpligtelsen på DIS’ værdier samt diversitet og respekt
  • At understøtte de bedst mulige forhold mellem DIS-studerende og de lejere, som bor sammen med dem
  • Til statistiske og forskningsrelaterede formål
  • At opfylde gældende persondataforordninger og andre berettigede interesser, fx:
    • Dokumentationskrav
    • Efterlevelse af grundlæggende principper og retslige motiver for at behandle persondata
    • Oprettelse, opretholdelse og test af tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger
    • Undersøgelse og rapportering af mistanke om tilfælde af overtrædelse af persondataforordninger
    • Behandling af evt. forespørgsler og klager fra registrerede personer og andre
    • Behandling af evt. inspektioner og forespørgsler fra tilsynsførende myndighed
    • Behandling af evt. sager om strid mellem registrerede personer og tredjeparter

2. Kilder

Persondata vedrørende værtspartnere indsamles hovedsagligt via værtspartnere selv gennem DIS’ hjemmeside. Besøgskonsulenter eller ansatte hos DIS mødes med værtspartnere inden de huser DIS-studerende, og der udarbejdes en rapport der skal give DIS det bedst mulige grundlag for at matche DIS-studerende og værtspartnere. Det retslige grundlag for denne behandling er DIS’ legitime interesser, baseret på GDPR artikel 6(1)(f).

Hvis værtspartnere i løbet af denne proces deler personfølsomme oplysninger med besøgskonsulenter eller ansatte hos DIS, vil disse oplysninger kun blive inkluderet i rapporten ved eksplicit samtykke fra værtspartnere, baseret på GDPR artikel 6(1)(a). Interne sagsnotater der vedrører DIS-studerende kan indeholde personlige data vedrørende værtspartnere, hvis relevant. Det retslige grundlag for denne behandling er DIS’ legitime interesser, baseret på GDPR artikel 6(1)(f). DIS’ berettigede interesser er at føre interne optegnelser for at opretholde kvalitet og kontinuitet i servicen for studerende og værtspartnere, samt bestræbelsen på at opfylde DIS’ mission og alle dens bestanddele. Hvis relevant kan det retslige grundlag for denne behandling også basere sig på GDPR artikel 9(1)(f), fremsættelse, håndhævelse eller forsvar af retslige krav. I nødstilfælde kan persondata blive indsamlet og behandlet af ansatte hos eller repræsentanter for DIS eller tredjeparter, baseret på GDPR artikel 6(1)(d), behandling som er nødvendig for at beskytte livsvigtige interesser for den registrerede eller andre fysiske personer.

3. Retsligt grundlag for indsamling og behandling af persondata

Det retslige grundlag for indsamling og behandling af lejeres navn, mailadresse, lokal adresse og telefonnummer er følgende:

  • Baseret på GDPR artikel 6(1)(b), behandling som er nødvendig for overholdelsen af en kontrakt, som den registrerede har indgået, eller for at træffe foranstaltninger på den registreredes anmodning før indgåelse af en kontrakt

Når DIS indsamler persondata direkte fra lejere for at kunne indgå en kontrakt, er lejere forpligtede til at afgive oplysninger. DIS og lejere ville ikke være i stand til at indgå en aftale uden disse oplysninger.

Det retslige grundlag for indsamling og behandling af lejeres telefonnummer, køn, nationalitet, tidligere internationale rejseaktiviteter, detaljer vedrørende ansøgningstekst, ansøgningsdato, email (during application phase), survey responses, optagelser fra sikkerhedskameraer og detaljer fra interne sagsnotater er følgende:

  • Baseret på GDPR artikel 6(1)(f), behandling som er nødvendige i forhold til de legitime interesser, der forfølges af datacontrolleren.

DIS indsamler persondata direkte fra lejere med det legitime formål at sikre et trygt beboermiljø og for at sikre den bedst mulige boligfordeling for både lokale lejere og DIS-studerende. Når potentielle housing-beboere delvist udfylder en ansøgning, vil DIS behandle deres email-adresser og mulige evalueringsresultater med det legitime formål at påminde om relevante ansøgnings-deadlines og at forbedre dataindsamlingsprocessen for fremtidige housing-beboere. Lejere afgiver persondata for at imødekomme denne legitime interesse. Lejere er forpligtet til at afgive oplysningerne til DIS, men har ret til at indvende, at deres legitime interesser som individder vejer tungere end DIS’ berettigede interesser som en organisation. For at fremsætte dette krav skal lejere kontakte DIS’ Data Protection Officer (dataprotectionofficer@dis.dk) og i detaljer redegøre for, hvilken berettiget interesse de modsætter sig, og hvorfor deres interesse vejer tungere end DIS’ i det specifikke tilfælde.

Det retslige grundlag for indsamling og behandling af lejeres oplysninger om alvorlige allergier og fødevarerestriktioner er følgende:

  • Baseret på GDPR artikel 6(1)(a), behandling af persondata ud fra samtykke fra den registrerede til et eller flere specifikke formål

Når DIS indsamler denne form for persondata direkte fra lejere, afgives oplysningerne frivilligt. Lejere er ikke forpligtet til at afgive disse oplysninger til DIS. Disse personfølsomme data behandles kun, når lejere selv deler dem.

4. Videregivelse af persondata til andre datacontrollers

Relevant persondata vil blive videregivet til og delt med følgende modtagere:

  • Rengørings- og vedligeholdelsesselskaber som er tilknyttet DIS-beboelse.
  • Din lokale kommune, hvis de ønsker at vide det
  • De andre lokale beboere på din bopæl

Det retslige grundlag for videregivelse af lejers navn, mailadresse, hjemmeadresse og telefonnummer til regørings- og vedligeholdsfirmaer, samt information om ledighed af værelser til andre lokale beboere på din bopæl er følgende:

  • Baseret på GDPR artikel 6(1)(f), behandling som er nødvendig for at overholde den retslige forpligtelse som påhviler den dataansvarlige

Den retslige basis for at informere om beboeres navne, værelsesnumre og hjemmeadresse til den lokale kommune er den følgende:

  • Baseret på GDPR artikel 6(1)(c), behandling er nødvendig for at overholde den retslige forpligtelse som påhviler den dataansvarlige.

5. Overførsel af persondata til databehandlere

DIS overfører persondata til IT-leverandører og DIS’ North American Office (en del af University of Minnesota), som behandler og/eller gemmer persondata på vegne af DIS.

6. Internationale overførsler af persondata til modtagere (datacontrollers såvel som -behandlere) i lande uden for EU/EEA

Vi overfører persondata til følgende modtagere i lande uden for EU/EEA:

Overførsel af persondata til et tredjepartsland eller en international organisation
Modtagerkategori:
IT-leverandører, inkl. Vultr, Sendgrid, Papertrail, Parchment, Zendesk
(underbehandlerkategorisering for følgende IT-leverandører er igangværende og bliver derfor løbende opdateret)Land:
USA
☒ EU standardkontrakter – gælder databehandlere (under udvikling)
☒ EU-U.S. Privacy Shield (kun i USA) (under udvikling)
Modtagerkategori:
DIS North American Office (University of Minnesota)
Underbehandler Google Suite og Google CloudLand:
USA
☒ EU standardkontrakter – til databehandlere (under udvikling)
☒ EU-U.S. Privacy Shield (kun i USA) (gælder under-behandler)
☒ Indgåelse eller udøvelse af en kontrakt mellem et individ og en datacontroller
☒ Livsvigtige interesser for den registrerede eller andre personer, hvor den registrerede er ude af stand til at give samtykke
☒ Oprettelse, udøvelse eller forsvar af retslige krav

7. Bevaringsperiode

DIS gemmer persondata, så længe det er nødvendigt for at opfylde ovenstående formål. DIS anonymiserer persondata på årlig basis, senest to år efter ophør af lejemålet, hvor også al kvalitativ persondata (fx ansøgningsessays) bliver slettet. Personal data fra dem som udfylder en ansøgning delvist, vil blive slettet efter 6 måneder. Basale kontaktoplysninger arkiveres i op til syv år af hensyn til relevante forordninger. Optagelser fra sikkerhedskameraer i eller på DIS-bygninger bliver slettet senest 30 dage efter optagelse. Kvantitative data bevares til statistiske og forskningsrelaterede formål i anonymiseret form.

8. Lejers rettigheder

I henhold til vilkårene for den gældende persondatalovgivning har du følgende rettigheder:

  • Ret til at anmode om adgang til persondata
  • Ret til rettelse i persondata
  • Ret til at få persondata slettet
  • Ret til begrænsning i behandlingen af persondata
  • Ret til dataoverførsel
  • Ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af persondata

Lejere har også ret til at fremføre et klagemål hos den tilsynsførende myndighed såsom Datatilsynet i Danmark eller Datainspektionen i Sverige. På Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk findes en vejledning i indsendelse af klagemål.

9. Kontakt

Værtspartnere kan kontakte DIS, hvis de har spørgsmål omkring beskyttelse af deres persondata eller hvis de ønsker at hævde deres juridiske rettigheder.

Kontaktinformation til datacontroller:

Fonden DIS – Danish Institute for Study Abroad
Vestergade 7
DK-1456 København K.
Organisationsnummer i Danmark: DK13058946
Telefon: +45 33 11 01 44

DIS Stockholm AB
Melodislingan 21
115 51 Stockholm
Organisationsnummer i Sverige: 559021-1206

DIS Properties APS
Vestergade 5
DK-1456 København K
Organisationsnummer i Danmark: 37511404

Kontaktinformation til DIS’ Data Protection Officer:

Mail: dataprotectionofficer@dis.dk
Telefon: +45 33 76 54 36