Privatlivspolitik for lejere

Version: April 2021

I forbindelse med udlejning af boliger til lokale lejere vil Fonden DIS, DIS Stockholm AB og DIS Properties APS (DIS) som central datacontroller indsamle og behandle persondata vedrørende lejere i Danmark.

1. Kategorier af persondata og formål

Vi indsamler og behandler følgende typer persondata:

Ikke-personfølsomme kategorier af persondata: kontakt- og ID-oplysninger, applikationsoplysninger og essays, uddannelsesoplysninger, økonomiske oplysninger, boligpræferencer og detaljer og sagsoplysninger (hvis relevant).

Hvis det er relevant for boligfordelingsprocessen kan persondata vedrørende alvorlige allergier eller fødevarerestriktioner blive behandlet med samtykke fra den registrerede.

Behandling af persondata sker med følgende formål:

  • I bestræbelserne på at opfylde DIS’ mission, herunder forpligtelsen på DIS’ værdier samt diversitet og respekt
  • At understøtte de bedst mulige forhold mellem DIS-studerende og lejere
  • At opfylde aftalen mellem DIS og boligbeboere
  • Til statistiske og forskningsrelaterede formål
  • At opfylde gældende persondataforordninger og andre berettigede interesser, fx:
    • Dokumentationskrav
    • Efterlevelse af grundlæggende principper og retslige motiver for at behandle persondata
    • Oprettelse, opretholdelse og test af tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger
    • Undersøgelse og rapportering af mistanke om tilfælde af overtrædelse af persondataforordninger
    • Behandling af evt. forespørgsler og klager fra registrerede personer og andre
    • Behandling af evt. inspektioner og forespørgsler fra tilsynsførende myndighed
    • Behandling af evt. sager om strid mellem registrerede personer og tredjeparter

2. Kilder

Persondata indhentes fra lejere i stort set alle tilfælde, der er nævnt i denne privatlivspolitik. Undtaget er detajler fra interne sagsnotater, der behandles hvis relevante, og som i så fald kan stamme direkte fra lejeren eller repræsentanter for DIS. Det retslige grundlag for denne behandling er DIS’ berettigede interesse, som er anført i GDPR artikel 6(1)(f). DIS’ berettigede interesse er at føre interne optegnelser, når dette er nødvendigt for at kunne opretholde servicemæssige kvalitet og kontinuitet, samt for at kunne opfylde den indgåede aftale med lokale lejere og de DIS-studerende, som bor sammen med dem.

3. Retsligt grundlag for indsamling og behandling af persondata

Det retslige grundlag for indsamling og behandling af kontakt- og ID-oplysninge, økonomiske oplysninger, og uddannelsesoplysninger:

  • Baseret på GDPR artikel 6(1)(b), behandling som er nødvendig for overholdelsen af en kontrakt, som den registrerede har indgået, eller for at træffe foranstaltninger på den registreredes anmodning før indgåelse af en kontrakt

Når DIS indsamler persondata direkte fra lejere for at kunne indgå en kontrakt, er lejere forpligtede til at afgive oplysninger. DIS og lejere ville ikke være i stand til at indgå en aftale uden disse oplysninger.

Det retslige grundlag for indsamling og behandling af lejeres applikationsoplysninger og essays, boligpræferencer og detaljer er følgende:

  • Baseret på GDPR artikel 6(1)(f), behandling som er nødvendige i forhold til de legitime interesser, der forfølges af den dataansvarlige.

DIS indsamler persondata direkte fra lejere med det legitime formål at sikre et trygt beboermiljø, for at sikre den bedst mulige boligfordeling for både lokale lejere og DIS-studerende, og for at opfylde serviceanmodninger. Lejere er forpligtet til at afgive oplysningerne til DIS, men har ret til at indvende, at deres legitime interesser som individer vejer tungere end DIS’ berettigede interesser som en organisation. For at fremsætte dette krav skal lejere kontakte DIS’ Data Protection Officer (dataprotectionofficer@dis.dk) og i detaljer redegøre for, hvilken berettiget interesse de modsætter sig, og hvorfor deres interesse vejer tungere end DIS’ i det specifikke tilfælde.

Det retslige grundlag for indsamling og behandling af lejeres oplysninger om alvorlige allergier og fødevarerestriktioner er følgende:

  • Baseret på GDPR artikel 6(1)(a), behandling af persondata ud fra samtykke fra den registrerede til et eller flere specifikke formål

Når DIS indsamler denne form for persondata direkte fra lejere, afgives oplysningerne frivilligt. Lejere er ikke forpligtet til at afgive disse oplysninger til DIS. Disse personfølsomme data behandles kun, når lejere selv deler dem.

4. Videregivelse af persondata til andre datacontrollers

Relevant persondata vil blive videregivet til og delt med følgende modtagere:

  • Rengørings- og vedligeholdelsesselskaber som er tilknyttet DIS-beboelse.
  • Din lokale kommune, hvis de ønsker at vide det
  • De andre lokale beboere på din bopæl

Det retslige grundlag for videregivelse af lejeres kontakt oplysninger til rengørings- og vedligeholdsfirmaer, samt information om ledighed af værelser til andre lokale beboere på din bopæl er følgende:

  • Baseret på GDPR artikel 6(1)(f), behandling som er nødvendig for at overholde den retslige forpligtelse som påhviler den dataansvarlige

Den retslige basis for at informere om lejeres kontakt oplysninger til den lokale kommune er den følgende:

  • Baseret på GDPR artikel 6(1)(c), behandling er nødvendig for at overholde den retslige forpligtelse som påhviler den dataansvarlige.

5. Overførsel af persondata til databehandlere

DIS overfører persondata til IT-leverandører og DIS’ North American Office (en del af University of Minnesota), som behandler og/eller gemmer persondata på vegne af DIS.

DIS overfører kontakt-, ID- og økonomiske oplysninger til et boligselskab, der behandler huslejeudbetalinger og andre administrative opgaver på vegne af DIS.

DIS overfører kontakt- og ID-oplysninger til DIS-appen, som boligbeboere registrerer deres egne interaktioner på.

6. Internationale overførsler af persondata til modtagere (datacontrollers såvel som -behandlere) i lande uden for EU/EEA

Vi overfører persondata til følgende modtagere i lande uden for EU/EEA:

Overførsel af persondata til et tredjepartsland eller en international organisation
Modtagerkategori:

IT-leverandører, inkl. Freshservice, Involvio, Sendgrid, Papertrail, Zendesk

Land: Storbritannien og USA

☒ EU standardkontrakter – til databehandlere
Modtagerkategori:
DIS North American Office (University of Minnesota)
Land: USA
☒ EU standardkontrakter – til databehandlere

7. Bevaringsperiode

DIS gemmer persondata, så længe det er nødvendigt for at opfylde ovenstående formål. Personoplysninger om ansøgere, der ikke bliver bosiddende, slettes årligt. Ansøgere på ventelisten kontaktes flere gange om året for samtykke til fortsat opbevaring, og alle personlige data om dem slettes, hvis ikke årligt. Økonomiske oplysninger opbevares i den obligatoriske periode baseret på relevant lovgivning, og alle personoplysninger om boligbeboere slettes i det følgende år efter flytning fra DIS-boliger.

8. Lejers rettigheder

I henhold til vilkårene for den gældende persondatalovgivning har du følgende rettigheder:

  • Ret til at anmode om adgang til persondata
  • Ret til rettelse i persondata
  • Ret til at få persondata slettet
  • Ret til begrænsning i behandlingen af persondata
  • Ret til dataoverførsel
  • Ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af persondata

Lejere har også ret til at fremføre et klagemål hos den tilsynsførende myndighed såsom Datatilsynet i Danmark eller Datainspektionen i Sverige. På Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk findes en vejledning i indsendelse af klagemål.

9. Kontakt

Værtspartnere kan kontakte DIS, hvis de har spørgsmål omkring beskyttelse af deres persondata eller hvis de ønsker at hævde deres juridiske rettigheder.

Kontaktinformation til datacontroller:

Fonden DIS – Danish Institute for Study Abroad
Vestergade 7
DK-1456 København K.
Organisationsnummer i Danmark: DK13058946
Telefon: +45 33 11 01 44

DIS Stockholm AB
Melodislingan 21
115 51 Stockholm
Organisationsnummer i Sverige: 559021-1206

DIS Properties APS
Vestergade 5
DK-1456 København K
Organisationsnummer i Danmark: 37511404

Kontaktinformation til DIS’ Data Protection Officer:

Mail: dataprotectionofficer@dis.dk
Telefon: +45 33 76 54 36