Version: Oktober 2023
I forbindelse med udlejning af boliger til lokale lejere vil Fonden DIS og DIS Stockholm AB (DIS) som central datacontroller indsamle og behandle persondata vedrørende lejere i Danmark.
1. Kategorier af persondata og formål
Vi indsamler og behandler følgende typer persondata:
Ikke-personfølsomme kategorier af persondata: kontakt- og ID-oplysninger, applikationsoplysninger og essays, uddannelsesoplysninger, økonomiske oplysninger, boligpræferencer og detaljer, og sagsoplysninger og bias rapportering oplysninger (kun hvis relevant).
Hvis det er relevant for boligfordelingsprocessen kan persondata vedrørende alvorlige allergier eller fødevarerestriktioner blive behandlet med samtykke fra den registrerede.
Behandling af persondata sker med følgende formål:
- I bestræbelserne på at opfylde DIS’ mission, herunder forpligtelsen på DIS’ værdier samt diversitet og respekt
- At understøtte de bedst mulige forhold mellem DIS-studerende og lejere
- At opfylde aftalen mellem DIS og boligbeboere
- Til statistiske og forskningsrelaterede formål
- At opfylde gældende persondataforordninger og andre berettigede interesser, fx:
- Dokumentationskrav
- Efterlevelse af grundlæggende principper og retslige motiver for at behandle persondata
- Oprettelse, opretholdelse og test af tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger
- Undersøgelse og rapportering af mistanke om tilfælde af overtrædelse af persondataforordninger
- Behandling af evt. forespørgsler og klager fra registrerede personer og andre
- Behandling af evt. inspektioner og forespørgsler fra tilsynsførende myndighed
- Behandling af evt. sager om strid mellem registrerede personer og tredjeparter
2. Kilder
Persondata indhentes fra lejere i stort set alle tilfælde, der er nævnt i denne privatlivspolitik. Undtaget er detajler fra interne sagsnotater og bias rapportering oplysninger, der behandles hvis relevante, og som i så fald kan stamme direkte fra lejeren, DIS studerende, eller repræsentanter for DIS.
3. Retsligt grundlag for indsamling og behandling af persondata
Det retslige grundlag for indsamling og behandling af kontakt- og ID-oplysninge, økonomiske oplysninger, og uddannelsesoplysninger:
- Baseret på GDPR artikel 6(1)(b), behandling som er nødvendig for overholdelsen af en kontrakt, som den registrerede har indgået, eller for at træffe foranstaltninger på den registreredes anmodning før indgåelse af en kontrakt
Når DIS indsamler persondata direkte fra lejere for at kunne indgå en kontrakt, er lejere forpligtede til at afgive oplysninger. DIS og lejere ville ikke være i stand til at indgå en aftale uden disse oplysninger.
Det retslige grundlag for indsamling og behandling af lejeres kontakt-oplysninger, applikationsoplysninger og essays, boligpræferencer og detaljer, og sagsoplysninger og bias rapportering oplysninger (kun hvis relevant) er følgende:
- Baseret på GDPR artikel 6(1)(f), behandling som er nødvendige i forhold til de legitime interesser, der forfølges af den dataansvarlige.
DIS indsamler persondata direkte fra lejere med det legitime formål at rekruttere af lejere gennem nyhedsbreve, at sikre et trygt beboermiljø, for at sikre den bedst mulige boligfordeling for både lokale lejere og DIS-studerende, og for at opfylde serviceanmodninger. Lejere er forpligtet til at afgive oplysningerne til DIS, men har ret til at indvende, at deres legitime interesser som individer vejer tungere end DIS’ berettigede interesser som en organisation. Lejere har de samme forpligtelser og rettigheder vedrørende interne sags- og biasrapporteringsoplysninger, hvis det er relevant. I sådanne tilfælde forfølger DIS sine legitime interesser. DIS er at føre en intern registrering, når det er nødvendigt for at opretholde kvalitet og sammenhæng i servicen og for bedst muligt at forfølge opfyldelse af aftalen med boligbeboerne og de DIS-studerende, som de bor hos og DIS-missionen i alle dens dele.
For at fremsætte dette krav skal lejere kontakte DIS’ Data Protection Officer (dataprotectionofficer@dis.dk) og i detaljer redegøre for, hvilken berettiget interesse de modsætter sig, og hvorfor deres interesse vejer tungere end DIS’ i det specifikke tilfælde. Lejere kan direkte gøre indsigelse mod behandling af nyhedsbreve ved at klikke på afmeld.
Det retslige grundlag for indsamling og behandling af lejeres oplysninger om alvorlige allergier og fødevarerestriktioner er følgende:
- Baseret på GDPR artikel 6(1)(a), behandling af persondata ud fra samtykke fra den registrerede til et eller flere specifikke formål
Når DIS indsamler denne form for persondata direkte fra lejere, afgives oplysningerne frivilligt. Lejere er ikke forpligtet til at afgive disse oplysninger til DIS. Disse personfølsomme data behandles kun, når lejere selv deler dem.
4. Videregivelse af persondata til andre datacontrollers
Relevant persondata vil blive videregivet til og delt med følgende modtagere:
- Rengørings- og vedligeholdelsesselskaber som er tilknyttet DIS-beboelse.
- Din lokale kommune, hvis de ønsker at vide det
- De andre lokale beboere på din bopæl
Det retslige grundlag for videregivelse af lejeres kontakt oplysninger til rengørings- og vedligeholdsfirmaer, samt information om ledighed af værelser til andre lokale beboere på din bopæl er følgende:
- Baseret på GDPR artikel 6(1)(f), behandling som er nødvendig for at overholde den retslige forpligtelse som påhviler den dataansvarlige
Den retslige basis for at informere om lejeres kontakt oplysninger til den lokale kommune er den følgende:
- Baseret på GDPR artikel 6(1)(c), behandling er nødvendig for at overholde den retslige forpligtelse som påhviler den dataansvarlige.
5. Overførsel af persondata til databehandlere
DIS overfører persondata til IT-leverandører og DIS’ North American Office (en del af University of Minnesota), som behandler og/eller gemmer persondata på vegne af DIS.
DIS overfører kontakt-, ID- og økonomiske oplysninger til et boligselskab, der behandler huslejeudbetalinger og andre administrative opgaver på vegne af DIS.
DIS overfører kontakt- og ID-oplysninger til DIS-appen, som boligbeboere registrerer deres egne interaktioner på.
6. Internationale overførsler af persondata til modtagere (datacontrollers såvel som -behandlere) i lande uden for EU/EEA
Vi overfører persondata til følgende modtagere i lande uden for EU/EEA:
| Overførsel af persondata til et tredjepartsland eller en international organisation | |
| Modtagerkategori:
IT-leverandører, inkl. Mailchimp, Sendgrid, Papertrail, Freshservice Land: USA |
☒ EU standardkontrakter – til databehandlere |
| Modtagerkategori: DIS North American Office (University of Minnesota) Land: USA |
☒ EU standardkontrakter – til databehandlere |
EU standardkontrakter overførselsgrundlag betyder, at DIS og den eller de andre organisationer har accepteret yderligere kontraktsprog fra EU, som beskytter de juridiske rettigheder, Lejer har som registreret, selvom Lejer persondata deles uden for EU. Lejer har ret til at få en kopi af disse klausuler, hvilket kan gøres gældende ved henvendelse til dataprotectionofficer@dis.dk.
7. Bevaringsperiode
DIS gemmer persondata, så længe det er nødvendigt for at opfylde ovenstående formål. Personoplysninger om ansøgere, der ikke bliver bosiddende, slettes årligt. Ansøgere på ventelisten kontaktes flere gange om året for samtykke til fortsat opbevaring, og alle personlige data om dem slettes, hvis ikke årligt. Økonomiske oplysninger opbevares i den obligatoriske periode baseret på relevant lovgivning, og alle personoplysninger om boligbeboere slettes i det følgende år efter flytning fra DIS-boliger.
8. Lejers rettigheder
I henhold til vilkårene for den gældende persondatalovgivning har du følgende rettigheder:
- Ret til at anmode om adgang til persondata
- Ret til rettelse i persondata
- Ret til at få persondata slettet
- Ret til begrænsning i behandlingen af persondata
- Ret til dataoverførsel
- Ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af persondata
Lejere har også ret til at fremføre et klagemål hos den tilsynsførende myndighed såsom Datatilsynet i Danmark. På Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk findes en vejledning i indsendelse af klagemål.
9. Kontakt
Værtspartnere kan kontakte DIS, hvis de har spørgsmål omkring beskyttelse af deres persondata eller hvis de ønsker at hævde deres juridiske rettigheder.
Kontaktinformation til datacontroller:
Fonden DIS – Danish Institute for Study Abroad
Vestergade 7
DK-1456 København K.
Organisationsnummer i Danmark: DK13058946
Telefon: +45 33 11 01 44
DIS Stockholm AB
Melodislingan 21
115 51 Stockholm
Organisationsnummer i Sverige: 559021-1206
Kontaktinformation til DIS’ Data Protection Officer:
Mail: dataprotectionofficer@dis.dk
Telefon: +45 33 76 54 36